Ako uprednostniť svoje úlohy

Takže máte všetky tieto veci robiť každý deň a váš zoznam úloh je plný - ako viete, čo robiť ako prvá, druhá a tretia?

Takmer všetci cítia, že majú príliš veľa práce a príliš málo času na to. Často je to ohromený pocit vyplývajúci z neschopnosti uprednostniť všetky tie zdanlivo naliehavé úlohy. Ak sa domnievate, že váš zoznam úloh narastá o minútu a dokonca ani neviete, kde začať, tu je návod na identifikáciu, hodnotenie a stanovenie priorít vašich úloh.

1. Vytvorte zoznam

Skôr ako sa pokúsite zoradiť svoje záväzky v poradí dôležitosti, venujte si čas na zostavenie komplexného zoznamu všetkého, čo potrebujete alebo chcete dosiahnuť. Rozdelte svoj zoznam na sekcie pre rôzne typy úloh. Tieto kategórie môžu zahŕňať:

Denné alebo týždenné úlohy

Sú to bežné "to-dos", ktoré môžu byť osobné ( plánovanie jedla a nakupovanie v obchode ) alebo práca (týždenné stretnutie s tímom.) Ak už sledujete každodennú rutinu , oboznámite sa s týmito úlohami; ak tomu tak nie je, je to dobrý čas na vytvorenie jedného. To, čo zahrniete, sa môže líšiť - niektorí ľudia nebudú musieť pripomínať, aby skontrolovali e-maily alebo nakupovali potraviny, ale ostatní ocenia štruktúrované pripomenutia, aby vykonávali určité činnosti v určitých časoch alebo v určitých dňoch.

Úlohy s termínmi

Tieto opatrenia je samozrejme potrebné vykonať na konkrétny dátum a vyžadujú prípravu vopred. Príkladom môže byť školský papier, ktorý sa očakáva v priebehu troch týždňov alebo strana, ktorú plánujete už šesť mesiacov.

Tieto druhy úloh - často nazývané projekty - môžu byť neskôr rozdelené na menšie komponenty - napríklad "písať papier" môže byť rozdelený na čítanie príslušných kníh, organizovanie poznámok, písanie obrysu, písanie prvého návrhu a tak ďalej.

Opakujúce sa úlohy

Tieto sa nevyskytujú na dennej alebo týždennej frekvencii, ale nie sú ani jednorázovými projektmi.

Opakujúce sa úlohy môžu zahŕňať zubné ordinácie alebo ročné štvrťročné dane.

Sebahodnené, potrebné úlohy

Sú to úlohy alebo projekty, o ktorých viete, že musíte urobiť, ale nikto vás nebude robiť. Málokedy, ak niekedy, majú vstavaný časový limit. Zamyslite sa nad vylepšením webových stránok o malých podnikoch alebo pri hľadaní nového poskytovateľa primárnej starostlivosti.

Sebahodnené, nepotrebné úlohy

To sú zábavnejšie aktivity, ktoré napriek tomu majú tendenciu klesať na ceste, keďže iné, zrejme nevyhnutnejšie úlohy ich vyčerpávajú. Premýšľajte o čítaní s radosťou alebo o práci na záľubách.

Niektoré úlohy

Tieto úlohy visia v dolnej časti vášho zoznamu úloh alebo v zadnej časti vašej mysle, ale zvyčajne sa to nemusí robiť skoro, alebo niekedy. Príklad: farbite radiátory.

2. Usporiadajte svoj zoznam

Akonáhle je uvedené všetko, môžete zistiť, čo robiť ako prvý a organizovať svoj rozvrh. (Ako to fyzicky urobíte - na list papiera, plánovača , aplikácie, on-line kalendár alebo inak - záleží na tom, že si vyberiete metódu, ktorá pre vás pracuje a ktorú budete používať.) Tu sú niektoré kritériá premýšľať o tom:

Naliehavé alebo Dôležité

Všetky úlohy je možné rozdeliť do jednej zo štyroch kategórií. Naliehavé a dôležité úlohy by sa mali vykonať najskôr čo najskôr; ak je to možné, môžu byť delegované naliehavé, ale nie dôležité úlohy, ale ak nie, váš plán by mal zahŕňať dostatočnú flexibilitu a dodatočný čas na to, aby sa do nich dostali, keď sa objavia; dôležité, ale nie naliehavé úlohy by sa mali plánovať v dostatočnom predstihu, aby sa nestali naliehavými; úlohy, ktoré nie sú ani dôležité, ani naliehavé, môžu byť potenciálne odstránené, hoci ak sa im páči, mali by byť spracované do vášho rozvrhu, aby sa nestratili náročnejším povinnostiam.

Posúďte hodnotu

Hodnotu úlohy môžete posúdiť niekoľkými spôsobmi. Jedným z nich môže byť to, či sú postihnutí iní ľudia a aké dôležité sú títo ľudia (schválenie vášho šéfa a blahobyt detí, ktoré závisia od vás, sú dôležitejšie ako, povedzme, názory skupiny cudzincov, s ktorými ste súhlasili aby ste sa pripojili k stretnutiu.) Môžete tiež priradiť vysokú hodnotu úloham, ktoré vidíte dlhodobo splácať, alebo že jednoducho nájdete odmeňovanie.

Jedným z referencií, s ktorými sa pravdepodobne stretnete pri čítaní o určovaní priorít, je pravidlo 80-20 alebo princíp Pareto, ktorý uvádza, že 80% účinkov pochádza z 20% príčin. To sa môže alebo nemusí ukázať ako pravdivé, ale je to správna pripomienka, aby ste zistili, na čo skutočne trávite čas a na ktoré z vašich snáh sa vyplatíte.

Časovanie a flexibilita

Funkčný plán umožňuje zmeny a rozpozná časové obmedzenia. Buďte realistickí pri stanovovaní priorít a plánovaní vašich dní. Ak máte pochybnosti, preceňujte čas, ktorý daná úloha bude trvať.

Ak sú súčasne splatné dve úlohy, výber toho, na čo začať, závisí od toho, ako pracujete najlepšie. Niektorí ľudia dávajú prednosť tomu, aby sa zjednodušila úloha zamerať sa na zložitejšiu úlohu. iní sa budú cítiť istí, ak začnú najprv s ťažkou úlohou, a predtým, ako prejdú ďalej, urobte niektoré alebo všetky z nich. Pamätajte na to, že nemusíte vziať na jednu úlohu alebo projekt od začiatku do konca, skôr než prejdete na ďalšiu - ak, samozrejme, nebudete pracovať týmto spôsobom zvyšuje vašu produktivitu.

Obmedzte svoje denné úlohy na maximálne tri. Deň môže zahŕňať aj menšie úlohy, ktoré sú bežnejšie alebo menej dôležité alebo naliehavé, ale načítanie hlavných úloh bude pravdepodobne viesť k stresu a sklamaniu.

Nezabudnite, že priority sa môžu zmeniť - ak váš šéf potrebuje, aby ste urobili niečo teraz, vaša predchádzajúca priorita bude pravdepodobne naraziť na druhú. To je o to viac dôvod na to, aby ste vo svojom rozvrhu vytvorili viac času, aby ste umožnili flexibilitu.

3. Dávkové úlohy

Dávkové úlohy sú jedným z najefektívnejších a najefektívnejších spôsobov, ako urobiť tie naštartujúce, vykonávacie úlohy. Dávkovanie jednoducho znamená, že pracujete na rovnakom type úlohy znova a znova, než prejdete na niečo iné. Prvým krokom je identifikácia úloh, ktoré robíte znova a znova, a potom nastavte jednoduchý pracovný postup, ktorý bude nasledovať. Potom tieto úlohy narazíte súčasne s týmto pracovným postupom.

Dávkovanie vyžaduje dokončenie podobných úloh, ktoré vyžadujú podobné zdroje v "dávkach" na zvýšenie efektívnosti a produktivity. Tu sú niektoré príklady:

• Zaplaťte všetky svoje účty súčasne
• Otvorte všetky svoje e-maily raz za týždeň a postupujte skôr, než ich necháte stohovať každý deň a nikdy sa k nemu nedostanete

Dávkovanie vám umožňuje dostať sa do drážky, ktorá robí rovnakú úlohu znova a znova, aby ste nemuseli strácať čas, keď zisťujete pokyny alebo čo by ste mali urobiť ďalej.

4. Odstrániť úlohy

Akonáhle ste uviedli všetky svoje úlohy a usporiadali ich z najdôležitejších na najmenšie, bude jasné, ktoré úlohy sú v spodnej časti zoznamu. Tieto môžu byť niekedy delegované na niekoho iného, ​​ale ak to nie je možné, musíte sa rozhodnúť, či si ich naplánujete alebo ich vylúčite.

Môžete mať na vašom zozname úlohy, ktoré nemusíte robiť alebo dokonca nechcete robiť, ale v určitom momente ste sa cítili byť nátlakom (choďte do telocvične, navštevujte knižný klub). Tie je možné úplne odstrániť.

Nakoniec je možné jednoducho urobiť príliš veľa práce - ak nemôžete všetko urobiť, zhodnoťte svoje pracovné zaťaženie, aby ste zistili, či potrebujete ešte viac praxe pri stanovovaní priorít alebo či musíte povedať niekomu, na čom už nemôžete pokračovať určitú úlohu.