Rýchly kontrolný zoznam, ako dlho sa majú uchovávať dokumenty + čo skartovať
Papier je bolesť a riadenie domáceho archivačného systému môže byť ťahaním, ale niektoré dokumenty, ktoré naozaj potrebujete na to, pretože nikdy neviete, kedy ich budete potrebovať. Tu je základný prvok o tom, ako dlho uchovávať dokumenty a kedy ste s nimi skončili, ktoré z nich musíte skartovať. Toto by malo slúžiť ako rýchla referenčná príručka pre vytváranie a udržiavanie funkčného systémov domáceho archivovania.
Najprv premýšľajte o znížení množstva papiera, ktorý dostanete, a skončíte tým, že musíte skartovať alebo zložiť menej.
To znamená zbaviť sa nevyžiadanej pošty, registráciu elektronických pokladníc a neprijatie letákov, kupóny, ktoré nikdy nepoužívate, alebo iné epémy, ktoré máte pocit, že by ste mali visieť, keď viete, že naozaj nie.
Ak sa skutočne stretnete s nepríjemnosťou papiera, až k bodu, v ktorom máte pocit, že ho môžete hromadiť , obráťte sa na odborníka, ktorý vás môže viesť procesom splátok.
Druhým krokom je zabezpečiť, aby ste mali dobrý systém na správu e-mailov . Čím efektívnejšie zvládnete poštu, ktorú prichádzate, tým menej budete musieť urobiť veľké zasadnutie / skartovanie / recykláciu.
Nastavte elektronický systém podávania
Zbavenie vašej papierovej registrácie nastavením elektronického systému podávania vám ušetrí priestor a zbaví sa neporiadku v papierovej podobe. To je víťazstvo. V súčasnosti má elektronický systém podávania veľký zmysel. Ak chcete začať, potrebujete skener a miesto na uloženie súborov, systém priečinkov na počítači alebo v cloude a externý pevný disk.
Nastavte všeobecné priečinky pre rôzne typy dokumentov (príklady: domácnosť, dane, auto, rodné listy atď.) Nemusíte sa príliš presne uchovávať dokument, pretože je možné prehľadávať elektronické systémy archivovania.
Potom skenujte každý dokument a uložte ho do priečinka podľa obsahu.
Vedenie kópií dôležitých dokumentov
Pre vaše dôležité dokumenty, odborníci odporúčajú uchovávať kópie.
To môže znamenať, že si jednu kópiu uchováte vo svojom úložisku v cloude a iný na pevnom disku. Mohlo by to tiež znamenať, že v elektronickom podaní budete mať jednu kópiu a jednu kópiu v protipožiarnom trezore.
Tieto dokumenty uchovávajte navždy
Tieto dokumenty by mali byť uložené navždy:
Akademické záznamy - diplomy, prepisy a akékoľvek portfóliové práce, ktoré sa môžu použiť v budúcnosti pri podaní žiadosti o zamestnanie.
Adoption Papers
Krstné certifikáty
Rodné listy
Osvedčenia o úmrtí - môžu byť potrebné na daňové účely.
Licencie vodiča
Záznamy o zamestnaní - Všetky klauzuly, dohody, disciplinárne spisy a hodnotenia výkonnosti.
Certifikáty manželstva
Zdravotné záznamy
Vojenské záznamy
pasy
Dôchodkové a dôchodkové záznamy
Karty sociálneho zabezpečenia
Wills
Uložiť na kratšiu dobu
Tieto dokumenty sa môžete dotknúť tak často, ako mesačne alebo týždenne:
Bankové výpisy - 1 mesiac
Účty - 1 rok za akékoľvek dane alebo záruky súvisiace, všetky ostatné účty by mali byť skartované hneď ako boli zaplatené.
Kreditné karty účty - skartovať okamžite, keď zaplatené.
Zlepšenia príjmov v domácnosti - Nechajte sa doma predávať.
Investičné záznamy - 7 rokov po zatvorení účtu alebo predaji zabezpečenia.
Prenájom - Uchovávajte, kým sa neodstúpite a nedostanete svoj vklad späť od prenajímateľa.
Platy / platy - 1 rok, kým nedostanete svoj W-2
Príjmy z predaja - uchovávajte počas záruky. To sa samozrejme týka iba veľkých nákupov, ako sú napríklad spotrebiče a elektronika. Zvyčajne si uchováv príjmy za veci, ako sú potraviny a oblečenie, len ak viem, že nebudem potrebovať doklad o vrátení.
Daňové doklady - 7 rokov vrátane vašej prihlášky a všetkých sprievodných dokumentov, ako sú W-2s a potvrdenia.
Záznamy o vozidle - Uchovávajte, kým sa nepredá loď, auto alebo motocykel.
Ako sa zbaviť dokumentov
Skartovanie dokumentov je hlavným spôsobom ochrany pred krádežou identity. (Prečítajte si môj rozhovor s bezpečnostným expertom Jayom Foleym o tom, ako sa chrániť pred krádežou identity). Čudujte sa, čo sa má skartovať? Všeobecným pravidlom je čokoľvek s nasledujúcimi informáciami: čísla účtov, dátumy narodenia, rodné mená, heslá a kolíky, podpisy a čísla sociálneho zabezpečenia.
A znova to nie sú zámery.
Tu sú základné informácie:
Ak sú dokumenty stále "aktívne", musíte ich uchovávať ako referencie a vytvoriť jednoduchý domáci systém. Znamená to podávať dokumenty podľa témy a potom ich skartovať, ak už nie sú v prevádzke.
Aké dokumenty skartovať
Ak ste skončili s týmito dokumentmi a už ich nepotrebujete, tu je to, čo skartovať (všetko ostatné - ako papierovanie - môžete len recyklovať).
Príjmy bankomatu
Bankové výpisy
Kópie rodného listu
Zrušené a zrušené kontroly
Účty kreditnej karty
Kreditné správy
Vodičské preukazy (platnosť vypršala)
Dokumenty o zamestnávaní, ktoré majú nejaké identifikačné údaje
Platnosť cestovných pasov a víz
Účet investícií #s
Legálne dokumenty
Investičné, skladové a majetkové transakcie
Položky s podpisom (nájmy, zmluvy, listy)
Značky batožiny
Lekárske a zubné záznamy
Príspevky s číslom sociálneho poistenia
Heslá alebo čísla PIN
Plaťte peniaze
Predbežne schválené aplikácie kreditnej karty
Príjmy s kontrolnými číslami účtov, číslami kreditných kariet alebo inými identifikačnými informáciami
Daňové formuláre
Prepisy s identifikačnými informáciami o nich
Cestovné trasy
Použité letenky
Účty (telefón, plyn, elektrina, voda, káblová televízia, internet)
Uistite sa, že máte nastavený flexibilný systém archivovania, aby ste tieto dokumenty kontrolovali a skartovali, keď už nie sú potrebné.
Všetko, čo plánujete udržiavať, musí byť vykonané, organizované a podané. Páči sa mi môj domáci systém podávania.