Ako zorganizovať domovský archivačný systém v 7 krokoch

01 z 07

Ako nastaviť podanie papiera + úložný systém, ktorý bude pracovať pre vás navždy

Boj je skutočný: správa papierov a neporiadok na papier je jamkami. Preto je veľmi dôležité vytvoriť jednoduchý, dosiahnuteľný systém domáceho archivovania, ktorý skutočne použijete. Dnes to budeme spoločne robiť.

Cieľ

Zistite, ako nastaviť systém domáceho archivovania, ktorý budete skutočne používať po zvyšok vášho života. Musí byť flexibilný, aby sa prispôsobil zmenám životného štýlu, a musí to byť jednoduchý, takže ho skutočne udržíte.

Čo budete potrebovať

• Spisovacia skrinka alebo schránka so súbormi
• Závesné priečinky súborov (tieto farebné obrázky sa mi páčia, ktoré sú zobrazené vyššie)
• Držiak pracovnej plochy
• Shredder
• Recyklačný kôš
• Zložky súborov
• Výrobca štítkov alebo pero

načasovanie

Toto je víkendový projekt. Neodporúčame začať tento týždeň po dlhom pracovnom dni / škole a pod. Začnite tu v sobotu alebo v nedeľu ráno vyzbrojenú šálkou kávy alebo čaju a postoj na to, aby sme sa dostali na to.

02 z 07

Zozbierajte všetky svoje príspevky dohromady v jednom mieste

Prvým krokom pri vytváraní systému domáceho archivovania je uloženie všetkých vašich súborov a dokumentov do rovnakého priestoru, aby ste mohli triediť, recyklovať a skartovať. Mať všetko na jednom mieste má nasledujúce výhody:

1. Bude vás držať zameraný na úlohu po ruke. Keď sa pokúšate splniť úlohu, ktorú nemáte nabádať (ako podanie), akúkoľvek výhovorku na putovanie a začatie iného nového projektu. Ak máte všetky svoje zásoby (uvedené tu) a všetky vaše dokumenty na jednom mieste, naozaj nemáte žiadne ospravedlnenie, ale vykopať.
2. Budete dôkladnejší. Vykonanie zámku vášho domu na prednej strane znamená, že nebudete musieť opakovať úlohu niekoľko týždňov od teraz, keď nájdete práve zabudnutý stoh papierov v práčovni.

Niekoľko miest na hľadanie papierov (okrem vašich zrejmejších zásuviek, schránok a hromadnej pošty):

1. Obývačka. Dokumenty majú tendenciu hromadiť sa v obývacej izbe, pretože často nemáme predstavu, čo s nimi robiť. To je dôvod, prečo by ste mali vždy dať doklady, ktoré si ešte nie sú istí, čo s tým robiť.
2. Tašky . Batohy, pracovné tašky, kabelky, tašky na posilňovanie a kufre.
3. Kuchyňa. Papierové hromady majú spôsob, ako skončiť v kuchyni. Je to preto, že kuchyňa je často prvým miestom, kam smerujeme, keď prechádzame dverami.

Zozbierajte všetky svoje dokumenty a potom ...

Vyberte si dobré miesto s tvrdým povrchom, na ktorom môžete vytvoriť 5 pilotov. Môže ísť o kuchynský stôl, posteľ na hosťovskú izbu alebo o pracovný stôl, ak je dostatočne veľká. Ak nemáte dostatočne veľký povrch, funguje aj podlaha.

Ak máte toľko papierov, vaše hromady sa môžu zvrhnúť, potom použite koše alebo dokonca lepenkové škatule. Označte ich tak, aby boli oddelené a aby sa predišlo chybám - ako napríklad náhodné vyhodenie minuloročných daňových priznaní do políčka "recyklovať".

03 z 07

Oddeľte svoje príspevky do piatich kategórií

Teraz je čas sa dostať k podnikaniu. Budete sa musieť dotknúť každého dokumentu a urobiť rozhodnutie o tom.

Pravidlo: Musíte sa rozhodnúť pre každý kus papiera. Prichádza do jednej z týchto piatich kategórií:

1. Akcia: Dokumenty, ktoré musíte vykonať, a potom ich zlikvidujte. Nezamieňajte to s tým, o čom hovoríme v nižšie uvedenej kategórii ako "domácnosť". Doklady pre domácnosť sa podávajú natrvalo, akčné súbory sa použijú raz a potom sa zlikvidujú.
   Príklady: pozvánky, parkovacie lístky, upomienky na schôdzky, domáce úlohy, účty atď.

2. Archív: Doklady alebo dokumenty, ktoré musíte nainštalovať, ale nemusíte odkazovať alebo používať viac ako raz alebo dvakrát do roka.
   Príklady: daňové priznania, lekárske záznamy, akademické záznamy, dôkaz, že ste sa zúčastnili poroty, listiny, zmluvy, atď.

3. Domácnosť: Ide o doklady, ktoré používate na to, aby váš dom (a život) fungoval.
   Príklady: kupóny, recepty, užívateľské príručky, príjmy za tohtoročné dane, doklady pre nadchádzajúce cesty atď.

4. Recyklovanie: Dokumenty a dokumenty, ktoré nespadajú do žiadnej z vyššie uvedených kategórií a neobsahujú žiadne osobné informácie.
   Príklady: Nevyžiadaná pošta, pracovné listy zo seminára, o ktorý sa už nezaujímajú, noviny, časopisy, staré domáce úlohy, ktoré nepotrebujete, použité obálky atď.

5. Shred: dokumenty a dokumenty, ktoré nespadajú do kategórií 1-3, ale obsahujú osobné identifikačné informácie.
   Príklad: ponuky kreditných kariet, staré bankové výpisy, účty atď.

04 z 07

Declutter + Vyradenie dokumentov a súborov, ktoré už nepotrebujete

Vaša najväčšia hromada bude recyklovaná. Najprv ich recyklujte - cieľom je znížiť množstvo papiera, s ktorým máte čo najrýchlejšie.

Potom skartujte drviče - toto by malo obsahovať všetko, čo vás identifikuje nad vaším menom a adresou.

Prípadne, tento Guard Your ID Roller z obchodu s kontajnermi je veľmi cenovo a veľmi praktický pre tých, ktorí sú chorí, že majú váš drvený drvič. Týmto spôsobom môžete jednoducho označiť vaše ID informácie a recyklovať poštu a dokumenty s osobnými informáciami o nich namiesto skartovania.

Teraz, keď ste vyhodili nevyžiadanú poštu, je čas sa dostať k vytvoreniu systému, ktorý je:

1. Ľahko sa používa, takže ho skutočne použijete ;
2. Dostatočne flexibilné na prispôsobenie sa zmenám v živote a novým projektom; a
3. Zabezpečte, keď potrebujete nájsť niečo rýchle, môžete ho nájsť.

Krása je tu, že môžete rozdeliť tieto kategórie ďalej v závislosti od množstva papiera, ktorý prichádza a von z vášho domu alebo kancelárie.

05 z 07

Nastavte archívny súbor pre váš domovský systém podávania

Je veľmi jednoduché rozhodnúť, ktoré dokumenty sa dostanú do vášho súboru archívu. Toto sú najdôležitejšie dokumenty, ktoré vlastníte. Sú dokladom, že vy a vaša rodina existujú, platia vaše dane, vlastné domy a autá, absolvovali vysokú školu, môžu cestovať mimo vašej krajiny na pas alebo vízum. Ak ste vlastníkom firmy alebo vlastníte viac ako jednu nehnuteľnosť, tento súbor bude ešte väčší.

Tu je zoznam základov, ktoré sa majú v tomto súbore uchovať:

• daňové priznania
• zdravotné záznamy
• akademické záznamy
• dôkaz, že ste slúžili porote
• skutky
• leasing
• zmluvy
• pasy
• tak bezpečnostné karty
• záznamy o zamestnanosti
• krstné certifikáty
• životné poistenie / dôchodkové dokumenty

Tieto dokumenty uložte do súborového priečinka v označených priečinkoch. Zvážte nákup ohňovzdornej krabice, keď začnete získavať viac "vecí", aby ste boli v bezpečí.

uchovávajte súbory, ktoré často používate (akákoľvek niekoľkokrát za rok) vpredu. Odolať nutkanie nadorganizovať tento priestor, pretože ak sa dostanete príliš konkrétne, v skutočnosti je ťažšie nájsť veci, keď naozaj potrebujete. Všeobecne platí, že ak sa ponoríte do archívneho súboru, naozaj potrebujete ten kus papiera, aby ste to čo najjednoduchšie urobili.

Tu sú moje kategórie:

• akademický
• Auto
• zamestnanosť
• finančné
• zdravie
• ID
• poistenie
• Nehnuteľnosť

Usporiadajte ich v abecednom poradí, ale vopred nechajte súbor ID. To má veci ako rodný list, cestovný pas, kartu sociálneho poistenia a krstné osvedčenie. Toto je tiež miesto, kde by ste mali držať vašu manželskú licenciu.

Ak chcete tieto dokumenty ukladať, dôkladne zvážte vysoký bezpečnostný list, ktorý za menej než 50 dolárov je skvelá hodnota *. Ďalšou možnosťou je vysoko bezpečná schránka na predpis. Tento je určený pre zdravotnícke potreby, ale môže ľahko držať niekoľko papierov, ktoré nemôžu prísť.

Môžete si nastaviť vlastný DIY svoj vlastný súbor alebo môžete použiť FileSolutions Home Filing System.

* Ak stratíte tieto súbory, skončíte s platením mnohých, oveľa viac, aby ste získali kópie od registrátorov, miestnych úradníkov, akademických inštitúcií atď., Takže 50 dolárov je užitočná, inteligentná investícia.

06 z 07

Usporiadať súbor domácnosti

Tu je dobré pravidlo pre to, čo by ste mali uložiť do svojho súboru pre domácnosť: Všetko, čo budete potrebovať v budúcnosti, ale momentálne nemusíte robiť žiadne kroky, ktoré nepatria do vášho súboru archívu. Použite svoj vlastný súbor domácnosti (nazývaný Pracovný zošit) ako príklad, aby ste získali lepšiu predstavu o tom, čo sa má uložiť v tomto súbore a čo nie.

Po prvé, namiesto súborovej schránky alebo priehradky som vytvoril spojivo s časťami a potom vreckami na ukladanie tovaru ako kupóny a darčekové karty. Môžete použiť toto spojivo a mať sekcie pre nasledujúce:

• Kupóny / Groupons
• Darčekové poukážky
• Doklady pre nadchádzajúce cesty / cestovanie
• Zľavy, ktoré som predložil a čakám, že dostanem šek
• Príjmy za zásielky veľkých lístkov, ako je zariadenie alebo veľký kus nábytku
• Vezmite si vrecko na všetky karty odmien
• Poznámky a referenčné materiály pre nadchádzajúce projekty, na ktorých pracujete
• Recepty*
• Príjmy z daní
• Poistenie vozidla / domu / nájomcu

Pravdepodobne by ste mohli skontrolovať väčšinu z nich na účet Evernote , ale potom, keď ich budete potrebovať, budete musieť tlačiť znova, tak ho uložte do tohto prenosného počítača a nazvete ho do svojho pracovného zošitu.

* Udržujte samostatný súbor pre recepty, ktoré sa chcete vrátiť niekedy, ale nie.

07 z 07

Nastaviť akčný súbor

Akčný súbor sú papiere, ktoré musíte vykonať a potom ich zlikvidovať. Akékoľvek dokumenty alebo papiere, ktoré je potrebné podávať natrvalo alebo dlhšie (viac ako mesiac), pravdepodobne patria do vášho súboru domácností.

Akčné súbory sú:

• Používa sa raz a potom sa vyhodí; alebo,
• Súbory, na ktoré čakáte na akciu.

Použite krabicu na zadanie týchto papierov, a odporúčame toto pole. Vyberte oranžovú, pretože je to farebná farba a myšlienka je, že vám prinesie, že prejdete cez box aspoň raz týždenne. To môže tiež zdvojnásobiť ako In Box pre správu správy .

Tu sú príklady toho, čo si v akčnom súbore udržíte:

Prichádzajúca pošta:

• Všetko, čo dostanete v e-maile, sa nachádza v tomto súbore
• Akýkoľvek kus papiera, ktorý vám niekto odovzdá, alebo vás chytiť a strčiť do kabelky, ide tu

Položky kalendára:

• Pozvánky na nadchádzajúce udalosti a akékoľvek pokyny alebo karty odpovedí, ktoré s nimi prichádzajú
• Účty platiť a potom skartovať alebo recyklovať
• Povolenie sa podpisuje
• Pripomienky na udalosti

Platobné položky:

• Parkovanie vstupenky na zaplatenie
• Záväzky na zaplatenie

Položky, na ktoré čakáte:

• Príjmy za všetko, čo ste nedávno zakúpili, ak sa rozhodnete vrátiť. Napríklad, ak dostanete balík od Amazonu, hodí ste obal na tento obal v prípade, že produkty nefungujú a musíte ho vrátiť. Ditto pre ostatné balíky, ktoré dostanete.
• Príjmy za čokoľvek, na čo čakáte. Napríklad, ak ste predložili účet svojej poisťovni a čakáte na úhradu, ide o tento súbor. Ak ste niečo vrátili a čakáte na to, že sa vrátenie platby zobrazí vo vašom výpise z účtu alebo v mene kreditnej karty, ide do tohto poľa.

Tento súbor môžete rozdeliť do viacerých kategórií, ale je jednoduchšie jednoducho prehodiť všetko v tomto poli a potom prejsť raz, dvakrát alebo trikrát týždenne. V tom okamihu môžete recyklovať alebo skartovať všetko, čo už nepotrebujete, vložiť všetko, čo patrí do archívu alebo do domácnosti, a robiť všetko, čo je potrebné reagovať. Cieľom je zachovať tento súbor čo najmenší.

Ale ... trik je, že musíte prejsť tento súbor aspoň raz týždenne, najlepšie častejšie. Veľmi odporúčam pridať túto úlohu do Osobného týždenného usporiadania rutiny , tým podávate a ukladáte relatívne malé množstvo dokumentov raz za týždeň, a nie