Odosielanie e-mailov, ktoré komunikujú dobre
E-mail je jedným z hlavných spôsobov, ako teraz ľudia posielajú písomnú komunikáciu a nie je pravdepodobné, že sa niekedy zmení. Je to jednoduché, rýchle a nevyžaduje pečiatku.
Preč sú dni, kedy musíte počkať týždeň alebo dlhšie na list alebo odpoveď pošty. Na pošte nie je potrebné núdzové spúšťanie na zváženie vašich obálok a vyzdvihnutie dostatočných pečiatok na účty a listy. V skutočnosti sa mnohí ľudia nikdy ani neobrátili na obálku ani nepredložili list prostredníctvom americkej pošty.
E-mail sa stal jedným z najjednoduchších a najrýchlejších spôsobov, ako komunikovať osobne aj v podnikaní. To sa stalo takým fenoménom, že stále verná americká poštová služba sa snaží nájsť spôsob, ako zostať v obchode.
Niet pochýb o tom, že e-mailová etiketa , často označovaná ako Netiquette, je horúcou témou súčasnej kultúry. E-maily posielajú každý deň široká časť americkej populácie. Väčšina firiem používa e-mail na komunikáciu so zamestnancami počas dňa. Takmer každá domácnosť má aspoň jeden počítač s prístupom na internet a v rámci týchto domácností sú mamičky, oteckovia, deti, dospievajúci a možno dokonca aj starí rodičia, pričom všetky alebo väčšina z nich dostáva a posiela e-maily.
Žijeme v mikrovlnnej réžii, spoločnosť založená na internete a nikto nechce mať čas na napísanie dlhého listu, aj keď je oveľa dôvernejší a osobnejší. Ešte stále existuje veľa okolností, v ktorých e-mail funguje lepšie ako poštová zásielka.
Tu sú niektoré etikety dos a don'ts mať na pamäti, keď ste zloženie e-mailových poznámok.
- Pripraviť. Skôr ako začnete písať e-mail, či ide o počiatočnú poznámku alebo odpoveď, mali by ste sa spýtať sami seba, aké to je, že chcete komunikovať. Stručne povedané, aký je váš cieľ pre písanie? Akonáhle viete, môžete pred odoslaním prečítať vyplnený e-mail, aby ste sa uistili, že ste dosiahli svoj cieľ. Ak to urobí trieda, pošlite ju; ak je text mätúci, krutý alebo nejasný, možno by ste mali znova začať.
- Komunikovať. Nezabudnite, že komunikujete so skutočnou osobou, ktorá dostane túto poštu. S ohľadom na to by ste sa mali obrátiť na osobu podľa mena a byť úctiví. Ak je to odpoveď na prijatý e-mail, mali by ste si venovať čas na to, aby ste včas odpovedali na akékoľvek otázky alebo požiadavky.
- Dýchať. Všetci sme boli v určitom alebo druhom bode vinní z toho, že sme stratili svoj pokoj. Ak dostanete e-mail, ktorý Vás vzbudzuje alebo rozrušuje, neodpovedajte v naturáliách. Vyjdite na vysokú cestu a buď odpovedzte len na potvrdenku o prijatí alebo nejaký čas predtým, ako budete reagovať, aby ste sa mohli uklidniť a odpovedať správnym odkazom. Nikdy nechcete odpovedať na e-mail (alebo inú formu komunikácie) v hneve. Keď sme naštvaní, máme tendenciu povedať (alebo napísať) veci, ktoré buď neznamenajú, alebo nemusia hovoriť. Pamätajte, že po odoslaní e-mailu je to navždy.
- Buďte transparentní. Riadok vášho predmetu by mal byť pravdivým vyjadrením toho, prečo kontaktujete príjemcu. Použite frázy, ktoré sa vzťahujú na predmet správy. Je to pravda, či tvoríte firemný alebo osobný e-mail. Napríklad, ak píšete svojmu mamemu e-mail o návšteve budúceho týždňa, mala by vaša prednáška čítať niečo ako "Vaša návšteva".
- Research. Ak posielate e-mail obchodnému partnerovi, je vhodné, aby ste použili jeho priezvisko a titul. Vykonajte výskum a adresujte príjemcu správne. Prezident spoločnosti by mohol byť adresovaný buď pánovi Taylorovi, alebo prezidentovi Taylorovi.
- Kontrola pravopisu. Používanie kontroly pravopisu je dôležité, keď komunikujete písomne. Keď posielate poznámku plnú chýb, oznámi, že ste neplodná alebo že nevenujete pozornosť detailom. Pokúste sa vždy spustiť kontrolu pravopisu alebo použiť program, ktorý automaticky opravuje. A potom ju znova prečítajte, aby ste sa uistili, že slová, ktoré ste chceli použiť, neboli automaticky opravené na niečo iné.
- Skorigovať. Mali by ste vziať niekoľko ďalších sekúnd alebo minút, ktoré sú potrebné pre rýchlu korekciu všetkých e-mailov, ktoré plánujete poslať. Urobte si tento čas na úpravu nepríjemných viet alebo na vloženie chýbajúcich interpunkčných znamienok.
- Sledujte tón. Niekedy môže dôjsť k tomu, že e-mail sa môže líšiť od toho, ako ste chceli. Tón vášho e-mailu je veľmi dôležitý a je rovnako dôležitý ako vaša správa. Pretože ide o písomnú komunikáciu, mali by ste sa uistiť, že váš tón je príjemný a že je to pravé vyjadrenie toho, čo chcete povedať. Pamätajte si, že váš príjemca nedokáže počuť chvilku vo vašom hlasu alebo vidieť úsmev na tvári. Ak nechcete predpovedať všetko, čo píšete, mali by ste sa vyhýbať ľubovoľnému jazyku v e-maile, ktorý môže byť nesprávne interpretovaný akýmkoľvek spôsobom.
- Buďte krátke a sladké. Nesnažte sa pri písaní e-mailu písať román. Väčšina ľudí naozaj nechce čítať toľko v e-maile. Ak je e-mail nevyhnutne zdĺhavý, pokúste sa príjemcovi pomôcť vyzdvihnúť kľúčové pojmy, pomocou bodov odrážok alebo zhrnúť predmet v úvodnom odseku.
- Komunikujte dobre. Nechcete zamieňať čitateľa, takže si vezmite čas na to, aby ste boli jasné a stručné v písaní. Ak posielate e-mail na priateľa, môžete byť vo svojom štýle písania príliš náhodný. Avšak, ak ide o obchodnú komunikáciu , použite správnu gramatiku a vyhnite sa používaniu symbolov alebo emojis, ktoré vás vyzývajú menej profesionálne.
E-mailová komunikácia je veľmi populárna. Vezmite si čas, aby ste sa zapojili do Zlatého pravidla, a vy budete mať dlhú cestu k tomu, aby ste boli leštenými netiketami pre.
Upravil Debby Mayne