Význam správnej e-mailovej etikety

Dostali ste niekedy e-mail, ktorý vás zanechal nad tým, kto ho poslal? Alebo ešte horšie, poslali ste niekedy e-mail, ktorý ste neskôr ľutovali?

Keď ste na prijímacom konci zlého e-mailu, môže vás nechať otriasť hlavou a snažiť sa zistiť, čo na zemi myslí druhá osoba. Byť ten, kto ju poslal, môže zničiť inak skvelý deň a neskôr to môže mať nepriaznivé následky.

Rýchlosť zipovania e-mailu z neho robí preferovaný spôsob komunikácie. Bez ohľadu na to, či posielate osobné alebo firemné e-maily, je nevyhnutné dodržiavať správnu etiketu, aby ste predišli chybným komunikáciám alebo ťažkým pocitom.

Dodržujte pravidlo Golden, tým, že sa s príjemcom zaobchádzate tak, ako by ste sa chceli liečiť. Skôr ako kliknete na tlačidlo "odoslať" na ľubovoľný e-mail, chvíľku ju dajte a načítajte ho. Efektívne používanie e-mailu vám môže dať pozitívne svetlo vášmu nadriadenému a môže dokonca poskytnúť vám výhodu, keď je čas na propagáciu .

• 01 z 10

  Nepredpokladajte súkromie

  Majte na pamäti, že vaša firma a osobné e-maily nemusia byť súkromné. Vaša spoločnosť má právo čítať niečo odoslané z kancelárie, takže nikdy nepíšte a neposielajte osobné alebo veľmi citlivé informácie z práce. Osobný e-mail z domova môže byť odoslaný, takže nič písomne ​​neprinášajte, čo by mohlo spôsobiť problém, ak sa dostane k nesprávnej osobe.

• 02 z 10

  Drž sa ďalej od urážlivých komentárov

  Vyhnite sa urážajúcemu komentáru v e-maile. To zahŕňa rasistické, sexistické alebo negatívne poznámky o inej osobe alebo spoločnosti. Ak dostanete urážlivý e-mail, neposielajte ho ani neodošlite nikomu. Nikdy nepoužívajte e-mail, aby ste povedali čokoľvek, čo by mohlo byť nesprávne preložené vášmu šéfovi .

• 03 z 10

  Nekričajte

  Nezabudnite, že keď zadávate všetky čiarky, váš e-mail sa zobrazí ako krik. Niektorí ľudia si myslia, že ich správa je ľahšie čítať, ale to tak nie je. Použite písmo, ktoré je jednoduché pre oči pri čítaní štandardnými písmenami.

• 04 z 10

  Upravte svoje správy

  Pred odoslaním upravte svoje e-maily. Použite kontrolu pravopisu a prejdite nad všetkými firemnými e-mailmi, aby ste sa uistili, že máte správnu gramatiku. Vždy sa chcete prezentovať ako profesionál v korešpondencii. Po dokončení písania si skontrolujte, či je váš e-mail uvedený na svojom mieste. Zrušenie jedného slova môže zmeniť význam vety.

• 05 z 10

  Odpovedajte opatrne

  Zistite správny spôsob, ako odpovedať na prijaté e-maily. Venujte veľkú pozornosť odosielateľovi a ďalším používateľom v poliach "do" a "cc". Rýchlo reagujte čo najrýchlejšie, než aby sa vaša "uložená" zložka stala príliš preplnenou.

  Vyhnite sa túžbe zasiahnuť "odpovedať všetkým" predtým, než sa pozriete na to, kto je uvedený v hlavičke. Vaša odpoveď môže zmiasť ostatných v zozname, alebo by ste mohli ukončiť odosielanie nepotrebných informácií ľuďom, ktorých nepoznáte. Jediný krát, kedy by ste mali kliknúť na tlačidlo "odpovedať všetkým", je ak ste si istí, že každý potrebuje informácie, ktoré posielate.

• 06 z 10

  Zoznámte sa s e-mailovými nástrojmi

  Poznať nástroje a typy e-mailov. Patria sem riadky "do", "cc", "bcc" a predmet. Hlavný príjemca by mal byť v poli "do". Keď potrebujete niekoho kopírovať, normálne by ste túto osobu pridal do poľa "cc" alebo "carbon copy". Ak sa niekto potrebuje skopírovať bez toho, aby ostatní v zozname dostali svoj e-mail, použite "bcc" alebo slepú kópiu. Kopírujte iba ľudí, ktorí potrebujú poznať informácie, ktoré odosielate.

  Nikdy neposielajte reťazové e-maily. Môžu to byť ťažkopádne a zablokovať e-mailové schránky ľudí až do bodu nepríjemnosti . Nechcete sa stať osobou, ktorá posiela správy, ktoré môžu alebo nemusia byť pravdivé.

  Mali by ste vždy vyplniť riadok predmetu pre e-mail súvisiaci s obchodom a uprednostňuje sa v osobnom e-maile. Uložte riadok predmetu čo najkratšie a na jednu poštu máte len jednu tému.

• 07 z 10

  Držte to stručné

  Väčšina ľudí dáva prednosť krátkym e-mailom, než dlhým, slovným posolstvám. Ak je to možné, uveďte svoj bod v niekoľkých vetách. Pre dlhšiu správu začínajte úvodným odsekom, ktorý umožňuje ľuďom poznať základné informácie. Ak máte viac ako jednu tému, rozdelte svoju správu na viac ako jednu poštu a jednu tému na e-mail.

• 08 z 10

  Sledujte váš tón

  Zachovajte pozitívny tón vo vašej e-mailovej komunikácii. Pamätajte na to, že prenikavé poznámky sa môžu vyskytnúť skôr ako nepríjemné. Uložte sarkastický humor pre hlasovú komunikáciu, aby ostatní počuli tón vášho hlasu. To tiež zahŕňa hnev. Mali by ste sa vždy vyhýbať posielaniu rozhnevaných e-mailov, alebo by ste mohli riskovať urážanie niekoho, s kým pracujete alebo sa o ne staráte.

• 09 z 10

  Použite prioritné vlajky s uvážením

  Ak máte príznak s vysokou prioritou, použite ho iba v prípade potreby. Použitie príliš veľa bude nakoniec mať opačný efekt, ktorý chcete a posielať svoje e-maily do dolnej časti zoznamu priorít pre príjemcov.

• 10 z 10

  Prihláste svoje meno

  Nezabudnite podpísať svoje e-maily. Príjemcovia sa môžu rozčúliť, ak sa musia posúvať nahor a zistiť, kto im poslal správu. Ak očakávate odpoveď telefonicky, nezabudnite uviesť číslo, aj keď viete, že osoba má súbor. Účelom e-mailu je ušetriť čas a zastavenie toho, čo robí, pomôže spomaľovať veci. Ak máte riadok podpisu, aktualizujte ho správnou e-mailovou adresou a telefónnymi číslami.