Ak potrebujete presunúť svoju firmu , najlepšie miesto na začatie plánovania, ako sa balí a pohybuje je tu. Kľúčom k úspešnému posunu je vybudovať niektoré aliancie, ktoré môžu pomôcť motivovať a koordinovať zvyšok personálu kancelárie.
Naplánujte presun
Vytvorte časovú os, ktorá umožní všetky potrebné etapy vášho pohybu. Budete to musieť prediskutovať so zvyškom vášho pohybujúceho sa tímu alebo s manažérmi a vedúcimi pracovníkmi, aby ste sa uistili, že je to možné.
Pre malú kanceláriu budete potrebovať minimálne tri mesiace na prípravu a strednú až veľkú kanceláriu, najmenej šesť až osem mesiacov. Kľúčom je začať čo najskôr.
Ďalším krokom je zhromažďovanie všetkých informácií o novom priestore. Pokúste sa získať plány alebo rozloženie podlahy, aby ste mohli identifikovať kľúčové komponenty, ako sú elektrické zásuvky, úložný priestor atď. A čo je najdôležitejšie, určiť nové rozmiestnenie kancelárie. Je tiež dobré mať všeobecný rozvrhový plán pre váš súčasný priestor, aby ste mohli porovnať obidva; ak existujú oblasti v súčasnej kancelárii, ktoré nefungujú, identifikujte ich tak, aby ich bolo možné vyriešiť vo vašom novom priestore.
Urobte tiež zoznam možných problémov s novým priestorom, ako je menšia oblasť príjmu alebo menej úložného priestoru alebo možno väčší otvorený priestor, ktorý môže vyžadovať viac kójí alebo dočasných stien. Môže byť potrebné najať tesárov alebo maliarov, ak je potrebné steny postaviť alebo maľovať.
Možno to bolo riešené, keď bol získaný nový priestor, ale len sa ubezpečte, že predtým, než sa presuniete, nemusia dokončiť žiadne dodatočné stavebné alebo kozmetické zmeny.
Zozbierajte svoj tím
Pre stredné až veľké kancelárie vymenujte (alebo požiadajte dobrovoľníkov) niekoho z každého oddelenia alebo oddelenia, aby koordinoval svoju konkrétnu oblasť.
Mohlo by byť pridelené vedúcemu oddelenia alebo manažérovi, ktorý potom môže zabezpečiť, aby každý zamestnanec prevzal zodpovednosť za balenie svojho pracovného stola, súborov a osobných predmetov. V prípade menších kancelárií môžete byť sami. Ak áno, určite niekoľko kľúčových ľudí, ktorí môžu pomôcť s koordináciou tohto kroku.
Váš tím môže tiež pomôcť pri identifikácii aktuálnych problémov so starým priestorom a poskytnúť možné riešenia pre novú kanceláriu. Je to skvelý spôsob, ako začleniť iné hľadiská a dosiahnuť konsenzus v pohybe, ak niektorí nie sú celkom nadšení z tejto zmeny.
Pravidelné stretnutia
Vo svojom rozvrhu nastavte pravidelné stretnutia a uistite sa, že zamestnanci sú informovaní o podrobnostiach stretnutí a aby všetci vedeli, čo potrebujú, aby sbalili svoju kanceláriu alebo pracovný priestor . Je dôležité, aby boli všetci informovaní, aby obmedzili akékoľvek obavy alebo obavy; pohybovanie je stresujúce pre každého, kto je zapojený, najmä ak sa rozhodnutia neoznámia.
Určte svoj rozpočet
Ak máte pridelenú konkrétnu rozpočtovú sumu pre váš presun, bude dôležité identifikovať náklady skôr, než si najmete prepravcov, alebo dokonca ešte pred tým, než zabalíte prvú schránku.
Priraďte úlohy
Nechajte svoj pohyblivý výbor vytvoriť zoznam úloh, ktoré je potrebné dokončiť, a uistite sa, že sú pridané do časovej osi / harmonogramu.
Môžete si vyžadovať poskytovateľov špeciálnych služieb, ako napríklad inštalačných pracovníkov telefónnych liniek alebo špecialistov na počítačové siete. Spýtajte sa každého vedúceho oddelenia alebo vedúceho, čo sa vyžaduje od ich oblasti. Uistite sa, že sú zahrnuté spoločné priestory, ako je oblasť recepcie, lobby a úložné priestory.
Jednou z najdôležitejších úloh je najať prepravcov . Existujú spoločnosti, ktoré sa pohybujú a špecializujú sa na kancelárske práce. Len sa uistite, že robíte svoj výskum, opýtajte sa správnych otázok a nechajte spoločnosť prísť do vašej kancelárie, aby zhodnotila váš krok. Rovnako ako každá domácnosť sa musí presvedčiť, že spoločnosť je spoľahlivá a že dostanete tie najlepšie služby za cenu. Táto úloha môže byť pridelená niekoľkým ľuďom, z ktorých každá volá konkrétne spoločnosti a potom porovnáva poznámky. Začnite skoro, aby ste sa uistili, že dostanete čo najlepšiu cenu.
Vytvorte zoznam kontaktov
Budete sa musieť ubezpečiť, že každý, s kým obchodujete s dodávateľmi a klientmi, viete, že sa pohybujete.
Je dobré prideliť túto úlohu jednej osobe, ktorá má dohliadať. Oznamovanie zákazníkov a klientov vyžaduje špecifickú komunikáciu okolo miesta, kde sa pohybujete, a ako podnik bude fungovať počas prechodu. Takéto informácie sú nevyhnutné na zabezpečenie, aby vaši zákazníci nechodili inde na vaše služby.