Vo svojej práci pracujem v komunikácii, väčšinou pre neziskové organizácie. Súčasťou práce, ktorú robím, je zabezpečenie toho, aby sme vytvorili stratégiu vnútornej aj vonkajšej komunikácie. Zahŕňa to aj vypracovanie plánu kancelárskeho pohybu , ktorý moja súčasná organizácia plánuje v nasledujúcich šiestich mesiacoch.
Zatiaľ čo si možno myslíte, že existuje toľko krokov na plánovanie v kancelárskych krokoch, ktoré nemáte čas na to, aby ste dokonca zvážili komunikáciu, musíte naozaj potrebovať deň alebo dva, aby ste vytvorili pevnú stratégiu, ktorá bude vedieť zamestnancom i klientom pripravovaných zmien .
Začnime so zamestnancami, pretože sú priamo ovplyvnení pohybom .
Interné komunikácie by mali obsahovať tieto kľúčové správy:
- Jasný časový rozvrh: uistite sa, že uvádzate všetky kľúčové kroky tlmenia, aby všetci vedeli, čo môžete očakávať a kedy.
- Pokyny pre balenie: poskytnite zamestnancom pokyny, ako baliť svoje kancelárie alebo kabíny pre pohyb. To by malo zahŕňať informácie o tom, kam dostať obalové materiály , čo sú zodpovedné za balenie a termíny.
- Pokročilé upozornenie na zatvorenie kancelárií : Počas prechodu budete musieť zavrieť kanceláriu, aby ste umožnili konečné balenie a presun kancelárskej techniky a nábytku. Uistite sa, že vaši zamestnanci sú si vedomí týchto termínov a či a ako bude podnik pokračovať počas pohybu a ako to ovplyvní ich pracovný plán a pracovné zaťaženie.
- Nový kancelársky plán: Zamestnanci budú chcieť skoro vedieť, ako nový priestor bude vyzerať a ako budú kancelárie zriadené. Budú mať stále svoj vlastný priestor alebo budú teraz v kójí alebo otvorenom pôdorysu? Uistite sa, že ste vytvorili spôsob, ako informovať zamestnancov o tom, ako sa ich pracovný priestor môže zmeniť.
- Nové možnosti umiestnenia, parkovania a dochádzania: Zabezpečte zamestnancom všetky informácie, ktoré potrebujú o novom mieste, aby mohli pripraviť prepravu do nového priestoru.
Keď určíte všetky kľúčové správy, musíte určiť, ako najlepšie tieto správy doručiť. Spôsob, ktorý používate, by mal byť určený typom správy.
Napríklad časová os môže byť ľahko doručená prostredníctvom intranetu vašej spoločnosti; zatiaľ čo zatváranie kancelárií možno najlepšie prezentovať na schôdzi zamestnancov, aby sa zabezpečilo, že sa budú klásť otázky a odpovedať na ne.
Spôsoby komunikácie cieľov so zamestnancami:
- Intranet: pre tie spoločnosti alebo organizácie, ktoré majú intranet, je zvyčajne najlepšou platformou pre väčšinu správ. Umožňuje jednoduché aktualizácie súborov a informácií, ktoré dosahujú všetkým zamestnancom.
- Individuálne stretnutia: bez ohľadu na to, aké je posolstvo, stretnutia s pracovníkmi sú vhodným miestom pre oznámenia a umožňujú zamestnancom mať celú diskusiu. Môžete tiež použiť čas schôdzky na posúdenie spôsobu, akým budú informácie oznámené, aby zamestnanci vedeli, že budú informovaní.
- E-mail: zatiaľ čo e-mail je jednoduchý, nie je to najlepší spôsob prenosu informácií. Nechcete odoslať toľko e-mailov, ktoré ľudia nemôžu nájsť informácie, keď ich potrebujú. Ak používate e-mail, uistite sa, že používate iba na informovanie ľudí o tom, kde môžu tieto informácie získať.
- Bežné priečinky : ak nemáte intranet, potom vytvorením spoločného priečinka na sieťovej jednotke, ku ktorej má každý prístup, je ďalším najlepším spôsobom, ako ukladať informácie, ku ktorým majú ľudia prístup.
- Buletinová tabuľa: fyzický priestor, kde sú informácie zverejnené, je skvelá vec, ktorú je potrebné urobiť. Nielen, že to ľudia často kontrolujú, ale aj miesto, kde sa ľudia môžu zhromažďovať a diskutovať o svojich obavách.