Kontrolný zoznam notifikácie pre váš pohyb
Presťahovanie kancelárie je komplikované. S toľkými vecami, ktoré treba urobiť, je ľahké prehliadať menšie, ale životne dôležité úlohy. Ak chcete, aby sa vaša kancelária presunula na cestu, použite nasledujúci sprievodca kontrolným zoznamom, ktorý zabezpečí, že nič nezostane.
Tiež prechádzajte jednoduchým kontrolným zoznamom základných úloh, ktoré pomáhajú vašej kancelárii v pohybe.
Informujte spoločnosti a zákazníkov pohybujte
Nasledujúci podrobný zoznam upozornení môžete použiť v súvislosti s článkom Update Business Information Before You Move.
Pri použití spoločne zistíte, že ste pokryli všetky vaše základne.
Tiež by ste mali dať svojim klientom vedieť, či počas zatvárania vôbec nebudete zatvárať ani znížiť svoje hodiny. Bude to kritické upozornenie, ktoré zabezpečí, že zákazníci nebudú frustrovaní, ak sú vaše dvere uzamknuté. Keď viete, že pred časom, kedy budete otvorení pre podnikanie, ušetríte veľa telefonátov a klient vás neopustí na službu. Inými slovami, nechajte svojich zákazníkov poznať váš plán na ich údržbu počas prechodu.
Zákazníci a klienti
Je to dobrý nápad nechať vašu zákaznícku základňu najprv vedieť o pohybe, najlepšie aspoň mesiac predtým, než sa uskutoční presun. Poskytnite informácie o novej lokalite buď odoslaním oficiálneho listu alebo e-mailu s mapou, ktorá je priložená alebo pripojená ku všetkým vo vašej firemnej databáze. Alebo v prípade maloobchodnej predajne umiestniť na predné dvere mapu a oznamovací znak a pri každom nákupe poskytnúť malý leták.
Uverejnite informácie na svojej webovej stránke pomocou jednoducho použiteľných pokynov a akýchkoľvek údajov, ktoré zákazníkom pomôžu vrátiť sa späť. mohlo by to zahŕňať predaj "presunutie" alebo oficiálnu otvorenú stranu.
Poskytovatelia služieb, dodávatelia a vládne agentúry
Informujte služby a predajcov, ktoré spoločnosť pravidelne používa.
Môže ísť o tlačiareň, kuriér, kancelársky obchod alebo poskytovateľa internetových služieb.
Banky a poistenie
Banky budú vyžadovať včasné oznamovanie; musíte zmeniť adresu na firemných šekoch, potom vytlačiť šeky, oznámiť spoločnostiam z oblasti kreditných kariet a akýmkoľvek iným finančným inštitúciám alebo poskytovateľom služieb. Môžete sa rozhodnúť, že vaša spoločnosť bude profitovať z prevodu firemných účtov z jednej banky do druhej alebo z jednej pobočky do druhej; porozprávajte sa so zástupcom banky o službách dostupných v novej lokalite / okolí.
Poisťovne tiež potrebujú byť informované skoro. Budú musieť posúdiť nový priestor a podľa potreby vám poskytnú nový odhad. Je to skvelý čas hovoriť s poisťovateľom o prechode poistenia a čo budete potrebovať, aby ste zabezpečili ochranu vašej kancelárie.
Zmeniť správy prichádzajúceho telefónu
Spolu s aktualizáciou informácií o spoločnosti a marketingových materiálov existujú aj iné spôsoby, ako zabezpečiť, aby sa verejnosť dozvedela o nadchádzajúcom pohybe. Pridajte do služby odkazovača / hlasovej pošty upozornenie s uvedením dátumu presunu, kam sa presťahujete a ako to môže mať vplyv na službu. Poskytnite tiež kontaktné informácie pre tých klientov, ktorí môžu mať osobitné obavy.
Zamestnanci tiež menia svoju linku hlasovej pošty na priamu kanceláriu s informáciami o pohybe a novej adrese. Opäť je to jednoduchý spôsob, ako pripomenúť kontakty o pohybe a informovať tých, ktorí nie sú v databáze kontaktov o zmene.
Zmeňte svoj podpisový riadok
Pridanie oznámenia do riadku podpisu e-mailu pre všetkých zamestnancov zabezpečuje, že každý odoslaný e-mail pripomenie príjemcovi nadchádzajúce pohyby. Je to skvelý spôsob, ako osloviť jednotlivcov, ktorí nie sú v zozname kontaktov spoločnosti.
Označenie odchádzajúcej korešpondencie
Kúpte červenú známku, ktorá uvádza "Poznámka Nová adresa". známky je možné zakúpiť v kancelárií. Označte hlavičkový hlavičkový papier tak, aby príjemcovia vedeli o zmene adresy. Upozorňujeme, že tento krok upozornenia sa nemusí uplatňovať skôr, ako sa dokončí presun.
telefónne
Toto by malo byť prvým nástrojom, ktorý môžete kontaktovať o svojom pohybe. chcete sa uistiť, že vaša firma zostáva otvorená počas pohybu alebo že je to čo najmenšie narušenie. Nechajte telefonickú spoločnosť vedieť, kedy je presun a požiadajte, aby telefóny boli nainštalované a boli pripravené na prevádzku v novom umiestnení v deň pred dátumom presunu, len aby ste zabezpečili, že systém bude fungovať na vašom dátume presunu.
Požiadajte spoločnosť o nastavenie systému presmerovania hovorov, ktorý bude účinný v deň vášho pohybu. Ak vaša spoločnosť mení telefónne čísla, potom požiadajte o pridanie poradenstva k vášmu starému číslu a nechajte volajúcich poznať zmenu telefónneho čísla. Keď sa presťahujete, je dobré zavolať staré číslo, aby ste sa uistili, že služba je na mieste. Takisto zabezpečte, aby sa vaše nové obchodné číslo a adresa aktualizovali v ďalšom telefónnom zozname a adresári.
Poštové účty, e-mailové a sociálne mediálne účty
Oznámte pošte vášho pohybu a zaistite, aby bola pošta poslaná niekoľko mesiacov po presune. Ako už bolo uvedené, pridajte si poznámku o pohybe do riadkov podpisov zamestnancov pred presunom a tiež po pohybe; post-presunúť podpis by mal požiadať príjemcu, aby si všimol zmenu adresy a kontaktné informácie.
Rovnako by mali byť pravidelné kuriérske spoločnosti, ktoré vyzdvihujú a vyraďujú, informované o zmene adresy a všetkých zmenách v službách.